Uitați Inbox Zero: Folosiți OHIO pentru a vă tria e-mailurile

NicoElNino/Shutterstock

E-mail nici nu este mort nici învechit . Este, de fapt, în creștere cu peste 10 miliarde de e-mailuri pe zi și prea multe dintre acestea vor ajunge în căsuța dvs. de e-mail. Iată cum să te strângi și să nu-i lași să te copleșească.

Dacă căsuța dvs. de e-mail este un deșert de alb minimalist și vă ocupați rapid de e-mailurile ocazionale care îndrăznesc să înfrunte ordinea curată, probabil că acest lucru nu este pentru dvs. Avem mult mai multe lucruri de citit care vă vor interesa mai mult. Dar dacă aveți o căsuță de e-mail cu sute, mii sau chiar zeci de mii de e-mailuri, aveți nevoie de o modalitate de a controla lucrurile. Inbox Zero, care își propune să păstreze căsuța de e-mail goală, este la modă, dar avem o soluție superioară.

Ne vom concentra asupra unui sistem cunoscut sub numele de OHIO, sau Handle It Once, dar nu într-un mod în care mulți oameni l-au interpretat greșit. OHIO este un principiu de management al informațiilor care, în mod simplu, spune că ar trebui să gestionați informațiile de cel mai mic număr de ori necesar, în mod ideal, o dată. Ca ajutor pentru eficiență, acesta este foarte util. Dar, ca și în cazul tuturor ideilor bune, unii oameni au dus-o la extreme și au predicat OHIO ca o regulă de aur care trebuie luată la propriu. Acest lucru este atât inutil, cât și contraproductiv, mai ales când vine vorba de gestionarea e-mailului.

Ce înseamnă OHIO?

Găsește-l doar o dată nu înseamnă că ar trebui să citești un e-mail o dată și să nu-l recitiți niciodată - asta nu are niciun sens. Uneori trebuie să citiți un e-mail de mai multe ori pentru a-l înțelege, mai ales dacă persoana care îl trimite nu înțelege concizia. De asemenea, OHIO nu înseamnă că nu ar trebui să mai vezi conținutul e-mailului odată ce acesta a părăsit căsuța de e-mail. Nici asta nu are sens, deoarece te obligă să răspunzi la fiecare e-mail atunci și acolo, fără să te gândești la prioritățile sau responsabilitățile tale actuale.

Ceea ce înseamnă doar Handle It Once este că ar trebui să vă ocupați de un e-mail din căsuța de e-mail o singură dată . După ce ați înțeles e-mailul, ar trebui să vă ocupați de el - să îl gestionați - și apoi fie să îl ștergeți, fie să îl arhivați. Este posibil să vedeți informațiile din e-mail de mai multe ori ca parte a unei sarcini din lista de sarcini sau în pregătirea unei întâlniri, dar nu ar trebui să mai vedeți niciodată e-mailul în căsuța de e-mail. Te descurci doar o dată.

De ce este OHIO util?

OHIO este destul de simplu de înțeles, dar de ce îl recomandăm? Care este beneficiul de a trata o singură dată cu un e-mail din căsuța de e-mail? Ei bine, răspunsul este simplu: căsuța dvs. de e-mail nu este o arhivă, un coș de gunoi, un dulap de dosare sau un depozit. Este o inbox!

Când aveți sute sau mii de e-mailuri în căsuța dvs. de e-mail, acestea sunt rapid îngropate – iar să nu vă vedeți este în minte. Este mult mai greu să găsești anumite e-mailuri, face clientul tău de e-mail să funcționeze mai lent (chiar dacă îți accesezi e-mailul printr-un browser precum Gmail) și îți consumă spațiul de stocare (ceea ce este o problemă specială dacă folosești Outlook sau Apple Mail). aplicații din telefon).

Concluzia: nu are rost să păstrați toate e-mailurile în căsuța de e-mail și o mulțime de motive întemeiate să nu o faceți. Only Handle It Once este un sistem care te încurajează să faci ceva cu un e-mail odată ce l-ați citit - pentru a-l gestiona - și dacă arhivați e-mailul sau ștergeți e-mailul, acesta nu va rămâne în căsuța dvs. de e-mail.

Ce înseamnă, exact, manevrare?

Manevrare înseamnă că, odată ce ați înțeles e-mailul, faceți unul sau mai multe dintre următoarele lucruri:

• Răspunde la e-mail.
• Redirecționați e-mailul.
• Organizați o întâlnire despre e-mail.
• Transformă e-mailul într-o listă de lucruri de făcut.
• Nu faceți nimic (dacă nu este necesară nici una dintre cele patru opțiuni de mai sus)

După ce ați făcut tot ce trebuie să faceți cu e-mailul, fie ștergeți e-mailul, fie îl arhivați. Nu lăsați e-mailul în căsuța de e-mail după ce l-ați rezolvat.

Nu aveți timp să vă ocupați de un e-mail acum? Este în regulă – nu urmărești Inbox Zero, iar un e-mail persistent în căsuța de e-mail nu este un eșec, ci doar o sarcină pe care nu ai abordat-o încă. Asigurați-vă că vă ocupați de e-mail atunci când aveți un minut.

OK, asta are sens. Cum implementez OHIO?

Cel mai simplu mod de a implementa OHIO este să utilizați o diagramă simplă.

Pentru fiecare e-mail pe care îl aveți în căsuța de e-mail, îl gestionați și apoi fie ștergeți, fie arhivați e-mailul. Asta e.

Dacă pare ciudat de simplu, asta este pentru că este. OHIO ca principiu este simplu, iar implementarea ar trebui să fie și ea simplă. Scopul este să vă ajute să înțelegeți căsuța dvs. poștală prin curățarea acesteia folosind un proces simplu de luare a deciziilor. Când te uiți la un e-mail, îi răspunzi, îl redirecționezi, organizezi o întâlnire despre el, îl transformi într-o listă de lucruri de făcut sau nu faci nimic dacă nu este nevoie de niciuna dintre aceste opțiuni. Apoi ștergeți e-mailul dacă nu trebuie să îl păstrați și îl arhivați dacă o faceți. Clătiți și repetați cu următorul e-mail până când căsuța de e-mail este goală.

Dacă acest lucru sună suspect ca un alt mod de a realiza Inbox Zero atunci nu-ți face griji, nu este. Sau cel puțin, nu în modul în care oamenii gândesc de obicei la Inbox Zero. Da, există un anumit beneficiu (și satisfacție) în a avea o căsuță de e-mail goală, dar acesta nu este scopul final aici. OHIO vă va ajuta să ajungeți la actual punctul al filozofiei Inbox Zero, care este că petreci doar timpul pe care trebuie să-l petreci în inbox și nu este o sursă de stres pentru tine.

Ar putea dura zile sau săptămâni pentru a vă goli căsuța de e-mail folosind OHIO, așa că nu vă pierdeți inima. Fiecare e-mail pe care îl OHIO este o victorie! Și atâta timp cât ești confortabil cu e-mailurile pe care le ai în căsuța de e-mail, te descurci bine. OHIO este un proces, nu un scop. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să reușiți.

• Începeți prin a încerca să vă ocupați de e-mailul de astăzi. Încercați să nu aveți niciun e-mail de astăzi în căsuța de e-mail când plecați de la serviciu seara.
• Alocați-vă puțin timp în fiecare vineri (sau oricare ar fi ultima dvs. zi a săptămânii de lucru) pentru a gestiona orice e-mailuri din săptămâna tocmai trecută care au scapat.
• Înființat opțiunile panoului de citire în Outlook după cum doriți sau activați panoul de previzualizare ascuns din Gmail.
• Dacă sunteți în Gmail, aveți un buton Arhivă și un buton Ștergere. Utilizati-le!
• Dacă sunteți în Outlook, stabiliți un pas rapid pentru a marca un articol ca citit și pentru a-l arhiva dintr-o singură mișcare.
• Folosiți-vă smartphone-ul pentru a gestiona e-mailurile atunci când sunteți la coadă la un magazin, într-un tren, într-un Uber sau Lyft sau ori de câte ori aveți timp în timpul unei zile de lucru.

Mai presus de toate, continuați! E-mailul va continua să vină, dar dacă poți să-l înveți folosind OHIO, este mult mai ușor să-l ții pe viitor.

• & rsaquo; Ce este Inbox Zero și cum îl poți realiza?
• & rsaquo; Cum să transformați rapid e-mailurile în sarcini
• & rsaquo; Cum să mutați automat mesajele Gmail într-o filă diferită
• & rsaquo; Cel mai bun mod de a vă organiza e-mailurile: arhivați-le
• › Folderul computerului este 40: Cum a creat Xerox Star desktop-ul
• › Ce este protecția împotriva căderii MIL-SPEC?
• & rsaquo; Cyber ​​Monday 2021: Cele mai bune oferte tehnice
• › 5 site-uri web pe care fiecare utilizator Linux ar trebui să le marcheze